Zakelijke e-mail komt in spam wanneer ontvangende mailproviders onvoldoende vertrouwen hebben in het bericht, het domein of de verzendende mailserver. Dat betekent niet automatisch dat er iets mis is met de inhoud van de e-mail.
Veel problemen ontstaan namelijk door de technische configuratie achter de mail.
Gmail, Outlook en andere mailproviders controleren verschillende signalen voordat een bericht in de inbox terechtkomt. Daarbij kijken ze bijvoorbeeld naar authenticatie, reputatie, DNS en verzendgedrag.
Daarom moet je bij afleverproblemen niet alleen naar woorden in de e-mail kijken.
Waarom belandt zakelijke mail in spam?
Een e-mail belandt in spam door één probleem of door een combinatie van factoren.
Veelvoorkomende oorzaken zijn:
- SPF ontbreekt of is verkeerd ingesteld;
- DKIM werkt niet;
- DMARC ontbreekt;
- reverse DNS klopt niet;
- het verzendende IP-adres heeft een slechte reputatie;
- het domein heeft weinig verzendhistorie;
- er worden plotseling veel e-mails verstuurd;
- ontvangers markeren berichten als spam;
- de mailserver staat verkeerd ingesteld;
- links in de e-mail hebben een slechte reputatie;
- een nieuwsbrief wordt zonder goede afmelding verstuurd;
- WordPress verstuurt mail via een verkeerde methode.
Daarom is een technische controle meestal de beste eerste stap.
SPF, DKIM en DMARC controleren
SPF, DKIM en DMARC vormen samen een belangrijk onderdeel van e-mail afleverbaarheid.
SPF bepaalt welke servers namens het domein mogen verzenden. DKIM voegt een digitale ondertekening toe aan de e-mail. DMARC controleert vervolgens of de zichtbare afzender overeenkomt met de gebruikte authenticatie.
Heb je deze onderdelen nog niet ingesteld? Lees dan ook ons artikel over SPF, DKIM en DMARC instellen.
Toch is alleen een aanwezig DNS-record niet voldoende. De records moeten ook technisch correct zijn.
SPF kan slagen en toch problemen geven
Een veelgemaakte fout is denken dat een SPF-record automatisch goed is zodra het in DNS staat.
Stel dat het domein e-mail verstuurt via:
- eigen hosting;
- Microsoft 365;
- websiteformulieren;
- een CRM;
- een nieuwsbriefplatform.
Dan moeten alle relevante verzendbronnen worden meegenomen.
Ontbreekt één systeem, dan kan juist die mail mislukken.
Daarom is het belangrijk om eerst alle mailstromen te inventariseren.
DKIM controleert de digitale handtekening
DKIM laat de ontvangende mailserver controleren of een bericht correct is ondertekend.
Wanneer DKIM niet werkt, kan dat bijvoorbeeld komen door:
- verkeerde selector;
- ontbrekend DNS-record;
- foutief gekopieerde sleutel;
- oude DKIM-configuratie;
- DKIM niet geactiveerd bij de provider.
Controleer daarom niet alleen DNS. Verstuur ook een echte testmail en bekijk de headers.
DMARC kan mislukken door alignment
Soms slagen SPF en DKIM, terwijl DMARC toch faalt.
Dat komt vaak door alignment.
Het domein waarmee wordt geauthenticeerd moet voldoende overeenkomen met het domein dat de ontvanger ziet bij de afzender.
Juist dit onderdeel wordt bij complexe mailomgevingen regelmatig vergeten.
Reverse DNS en PTR-record
Een andere belangrijke factor is reverse DNS.
Normaal DNS vertaalt bijvoorbeeld:
mail.voorbeeld.nl
naar een IP-adres.
Reverse DNS doet het tegenovergestelde en koppelt een IP-adres terug aan een hostname.
Daarvoor wordt een PTR-record gebruikt.
Wanneer een eigen mailserver uitgaande berichten verstuurt, is een correcte PTR-configuratie belangrijk voor de betrouwbaarheid van de server.
De hostname van de mailserver
De mailserver moet zichzelf met een logische hostname presenteren.
Bijvoorbeeld:
mail.bedrijf.nl
Die naam hoort technisch goed aan te sluiten op DNS en reverse DNS.
Wanneer een server zichzelf presenteert met een willekeurige hostname terwijl het IP-adres naar iets totaal anders verwijst, kan dat wantrouwen veroorzaken.
IP-reputatie van de mailserver
Ook met perfecte SPF-, DKIM- en DMARC-records kan zakelijke mail spam blijven veroorzaken wanneer het verzendende IP een slechte reputatie heeft.
Dit zie je bijvoorbeeld bij gedeelde hosting.
Eén server kan e-mail versturen voor tientallen of honderden klanten. Wanneer andere gebruikers veel spam versturen, kan de reputatie van dat IP dalen.
Een eigen IP-adres kan meer controle geven, maar vraagt ook goed serverbeheer.
Een nieuw IP heeft bovendien nog geen reputatie opgebouwd.
Domeinreputatie
Naast IP-reputatie bestaat ook domeinreputatie.
Een domein dat jarenlang normale zakelijke e-mail verstuurt heeft een ander profiel dan een domein dat gisteren is geregistreerd en vandaag ineens duizenden berichten verzendt.
Bouw verzendvolume daarom geleidelijk op.
Plotselinge pieken kunnen als ongebruikelijk gedrag worden gezien.
Waarom mail niet aankomt
Mail komt niet aan betekent niet altijd dat het bericht in spam staat.
Er zijn verschillende situaties:
- mail wordt geweigerd;
- mail wordt tijdelijk uitgesteld;
- mail komt in spam;
- adres bestaat niet;
- ontvangende server weigert de verbinding;
- DNS werkt niet correct.
Controleer daarom altijd eventuele bounceberichten.
Daarin staat vaak een foutcode of technische omschrijving.
WordPress e-mail komt in spam
WordPress verstuurt standaard veel automatische berichten.
Denk aan:
- contactformulieren;
- wachtwoordherstel;
- WooCommerce-bestellingen;
- accountmails;
- formulierbevestigingen.
Wanneer WordPress rechtstreeks via de lokale server mailt, kan de configuratie minder betrouwbaar zijn.
Een geauthenticeerde SMTP-oplossing kan daarom beter werken.
Wel moeten SPF, DKIM en DMARC vervolgens correct aansluiten bij de gebruikte verzenddienst.
WooCommerce e-mails controleren
Bij WooCommerce zijn afleverproblemen extra vervelend.
Klanten verwachten immers:
- orderbevestiging;
- betaalbevestiging;
- verzendinformatie;
- accountgegevens.
Een webshop waarbij transactiemails verdwijnen in spam zorgt al snel voor extra klantenservice.
Test daarom niet alleen of WooCommerce een mail verstuurt. Controleer ook of het bericht daadwerkelijk goed wordt geauthenticeerd.
Links en inhoud van een zakelijke e-mail
Techniek is belangrijk, maar inhoud kan eveneens invloed hebben.
Let onder andere op:
- te veel links;
- verkorte links;
- verdachte domeinen;
- grote bijlagen;
- onduidelijke afzender;
- misleidende onderwerpregels;
- kapotte HTML.
Gebruik bij zakelijke e-mail bij voorkeur duidelijke en herkenbare afzenderinformatie.
Nieuwsbrieven en spamklachten
Nieuwsbrieven hebben andere risico’s dan gewone één-op-één communicatie.
Stuur marketingmail alleen naar mensen die deze berichten verwachten.
Maak afmelden bovendien eenvoudig.
Wanneer veel ontvangers een bericht als spam markeren, kan dat de reputatie van domein en verzender negatief beïnvloeden.
Checklist bij e-mailproblemen
Wanneer zakelijke e-mail in spam komt, controleer dan in deze volgorde:
- SPF;
- DKIM;
- DMARC;
- alignment;
- MX-records;
- PTR/reverse DNS;
- hostname;
- IP-reputatie;
- domeinreputatie;
- SMTP-configuratie;
- inhoud en links;
- bounceberichten.
Door systematisch te testen vind je de oorzaak sneller dan door willekeurig DNS-records te wijzigen.
Zakelijke e-mail laten controleren door Sanum
Sanum kan zakelijke mailomgevingen technisch controleren op onder andere DNS, authenticatie en serverinstellingen.
Daarbij kan gekeken worden naar:
- SPF;
- DKIM;
- DMARC;
- MX;
- PTR;
- reverse DNS;
- mailserver;
- WordPress-mail;
- WooCommerce;
- SMTP;
- DNS.
Komt zakelijke e-mail regelmatig in spam terecht? Dan kan Sanum de volledige mail- en DNS-configuratie controleren en aangeven waar het probleem ontstaat.
Veelgestelde vragen
Waarom komt mijn zakelijke e-mail in spam?
Dat kan komen door verkeerde authenticatie, slechte reputatie, reverse DNS, spamklachten of een foutieve mailserverconfiguratie.
Helpt DMARC tegen spamproblemen?
DMARC helpt bij authenticatie en domeinbescherming. Het garandeert echter niet dat elk bericht in de inbox terechtkomt.
Moet ik een PTR-record instellen?
Bij een eigen uitgaande mailserver is een correcte reverse DNS- en PTR-configuratie belangrijk.
Waarom komt WordPress-mail in spam?
WordPress kan via een lokale mailserver versturen die onvoldoende geauthenticeerd is. Een goede SMTP-configuratie kan dit verbeteren.
